Facilitar a comunicação dentro da empresa é essencial para que as informações sejam compartilhadas de maneira rápida e eficiente. Para isso é preciso usar diversas ferramentas existentes no mercado que possibilitam não só a melhora na comunicação, mas também na produtividade.
O que são ferramentas de comunicação?
As ferramentas de comunicação são os programas e aplicativos que permitem com que as pessoas se comuniquem de maneiras eficientes e organizadas, não importando em qual lugar estejam e quais dispositivos estão usando.
No mercado é possível encontrar diversas ferramentas, pagas e gratuitas. Cada uma delas possui suas características específicas. Algumas das ferramentas mais comuns incluem:
- E-mail: uma forma de comunicação escrita que possibilita o envio de mensagens para um ou vários destinatários, com anexos e formatos diversos.
- Chat: aplicativos de mensagens instantâneas como Slack, Microsoft Teams, WhatsApp, Telegram, entre outros. Neles as pessoas podem se comunicar em tempo real entre si.
- Videoconferência: plataformas como Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft Teams, entre outros, são ferramentas que possibilitam reuniões virtuais com compartilhamento de tela, áudio e vídeo em tempo real.
Essas ferramentas podem ser usadas para diferentes tipos de comunicação, sendo elas a troca de informação, discussões em grupo, reuniões virtuais, entre outros. Com isso todos os colaboradores podem se comunicar de qualquer lugar, sendo muito útil para empresas com equipes remotas ou que trabalham em diferentes locais.
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Quais as vantagens de se utilizar ferramentas de comunicação?
As vantagens de se utilizar ferramentas de comunicação dentro da sua empresa são diversas. Algumas delas são:
- Melhoria na comunicação: com as ferramentas de comunicação as informações são compartilhadas de maneira rápida e eficiente, ajudando a melhorar a interação entre colaboradores.
- Colaboração facilitada: as ferramentas permitem que as pessoas trabalhem em conjunto em projetos e compartilhem ideias de maneira mais eficiente. Isso permite uma maior produtividade e inovação na empresa.
- Flexibilidade: as ferramentas de comunicação permitem que os colaboradores possam se comunicar independente de onde estejam.
- Redução de custos: os custos com viagens e deslocamentos são diminuídos, visto que boa parte das reuniões poderão ser realizadas virtualmente.
- Organização: elas permitem o arquivamento e categorização de acordo com o assunto, tornando mais fácil encontrar informações relevantes quando necessário.
- Agilidade: com as ferramentas de comunicação, respostas e feedbacks podem ser dados de forma mais rápida e precisa.
- Aumento da produtividade: ao permitir uma comunicação e colaboração facilitada, as ferramentas podem ajudar a aumentar a produtividade da empresa.
Quais as ferramentas de comunicação mais populares?
São diversas as ferramentas de comunicação que estão disponíveis no mercado. A escolha da melhor para sua empresa dependerá das necessidades e objetivos específicos do seu negócio. Confira algumas das mais populares abaixo:
- Slack: é uma ferramenta de mensagem instantânea muito popular em ambientes corporativos. Com ela é possível se comunicar em tempo real, criar canais para diferentes equipes e projetos, compartilhar arquivos e integrar com outras ferramentas.
- Microsoft Teams: é a plataforma que oferece mensagens instantâneas, videoconferências, compartilhamento de arquivos e integração com outras ferramentas da Microsoft.
- Zoom: plataforma de videoconferência que se tornou muito popular durante a pandemia de Covid-19. É possível utilizá-la para se reunir virtualmente em tempo real, compartilhar telas e arquivos, além de gravar reuniões para futuras referências.
- Workplace: o Workplace by Met é uma plataforma de comunicação e colaboração da rede social. Com ela é possível criar grupos, trocar mensagens, realizar transmissões ao vivo e integrar outras ferramentas empresariais.
- Discord: é uma plataforma de comunicação por voz e texto, sendo originalmente criada para gamers, mas utilizada também por diversas empresas visando ter uma comunicação tanto interna quanto externa.
Conclusão
A comunicação é um aspecto crucial para o sucesso de qualquer empresa, e as ferramentas tecnológicas são uma excelente forma de melhorar a comunicação interna entre os colaboradores. Com as ferramentas certas, é possível aumentar a eficiência e a produtividade da equipe, reduzir o tempo gasto em reuniões presenciais, facilitar a colaboração em projetos e manter todos os colaboradores atualizados sobre o que está acontecendo na empresa.
