Você já parou para pensar na quantidade de informação que é produzida a cada dia? Em nossos acessos às redes sociais, nas pesquisas, no que recebemos e respondemos ou deixamos de responder em nossas interações no ambiente digital. Quanto de informação é gerado dentro de 24 horas do seu dia? E uma semana, um mês?
Parece um número alto, certo? Vamos supor que você está reformando sua casa, imagina quantas pesquisas durantes meses serão feitas pra saber qual o melhor piso, rejunte, cimento, cor de parede, móveis da estação… Sem dúvidas, estamos falando de um grande volume de informação.
Se colocarmos numa perspectiva maior, a quantidade de dados gerados globalmente chega a ser imensurável. Com empresas isso não é diferente. Toda organização gera dados e esses dados podem ser organizados e explorados em busca de melhores resultados.
Uma pesquisa da Hosting Tribunal mostrou que nos últimos dois anos foram gerados mais dados do que em toda a história da humanidade. Ainda nos resultados, foi apontado que as empresas que aproveitam todo o poder da análise de dados podem aumentar suas margens operacionais em até 60%.
Para se organizar, criar rotas e estratégias aproveitando esses dados, é fundamental recorrer ao Business Intelligence, um conceito de captar e transformar informações para ajudar na tomada de decisões com maior embasamento.
Nesse artigo vamos te ajudar a entender melhor o que é o Business Intelligence e como começar a organizar e fazer uso dos dados que sua empresa gera constantemente. Vamos lá?
Primeiro: o que são dados? É o mesmo que informação?
Embora um esteja diretamente ligado à valorização do outro, ‘dados’ e ‘informações’ não são a mesma coisa.
Dado é um registro bruto, sem valores específicos ou predicados. Toda atividade executada no ambiente virtual gera um dado, uma espécie de transcrição do caminho executado.
Por exemplo, todo tipo de interação realizada com uma publicação é registrada em dados. Uma curtida, um comentário, um compartilhamento, o alcance. Esses dados são o início da jornada.
Como assim?
Acontece que depois de um dado ser analisado, estudado, comparado e ordenado, ele vira uma informação. Isso porque ele ganha significado. A junção de todos os dados com um objetivo de análise faz com que ele adquira relevância.
Com eles transformados em informação uma empresa consegue nortear suas estratégias embasada não apenas em achismos e expectativas, mas com análises reais vindas de resultados que a própria organização obteve no decorrer do tempo.
O que é Business Intelligence?
Agora que entendemos o que são os dados e as informações, vamos entender o que é o Business Intelligence e como ele pode ajudar as empresas.
Business Intelligence (Inteligência de Negócios) ou BI é o nome dado para a ação de estudar, analisar, transformar e utilizar dados brutos de uma instituição. Embora possa parecer um termo novo, já existe desde a década de 80 e vem se aprimorando com o tempo.
Assim como mencionamos um pouco acima, a quantidade de dados gerados por uma empresa chega a ser incontável. São campanhas, ações internas e externas, planejamentos, análises, acertos e erros, e todo o restante que faz uma empresa funcionar diariamente.
Executar o conceito de Business Intelligence consiste em utilizar um software para ajudar a coletar tudo que sua empresa faz, é e possui, organizando todas essas informações para que elas estejam sempre bem estruturadas e com fácil acesso, gerando relatórios, gráficos e/ou indicadores que irão auxiliar no processo de tomada de decisões.
Para essa execução, um conjunto de etapas e processos são realizados com o objetivo de gerar informações de qualidade, seguindo o seguinte caminho:
1º Coletar os dados
Sua empresa gera dados constantemente, internos, externos, de ações, clientes, fornecimento, etc. O primeiro passo é coletar todos eles.
2º Organizar e analisar os dados
Com todos reunidos, é o momento de organizar, analisar e filtrar tudo. É quando os dados se transformam em informação, onde eles ganham valor e sentido para seu planejamento.
É preciso entender qual daqueles podem ser impactantes ou não, quais fazem sentido para traçar novas estratégias e avaliar resultados.
3º Usar as informações obtidas a partir dos dados
Agora é o momento de analisar as suas informações e traçar estratégias a partir disso.
Por exemplo, você pode analisar quais os seus retornos em campanhas e entender quais estão sendo efetivas, qual e quanto de público você está alcançando e como otimizar sua captação.
Com essa análise é possível perceber qual a taxa de sucesso da sua prospecção e como melhorá-la.
4º Mensurar os resultados
É a etapa final, o momento de analisar os resultados obtidos a partir das ações já estruturadas com o Business Intelligence.
Essa ainda é uma parte do processo porque tudo está inserido dentro dessa estratégia. A partir do momento que você reorganiza seus dados e informações, todas as suas ações a partir dali também estarão dentro da estratégia BI.
Você vai ser capaz de analisar o que obteve de retorno com maior facilidade, pois os dados estarão disponíveis e alinhados, para entender o que foi efetivo e se há algo a ser melhorado novamente.
Os resultados e as novas estratégias serão embasados no que você coletou, em vez de apenas testes aleatórios.
E como desenvolver essa estratégia dentro da sua empresa?
Iniciar um processo de coleta de dados para o Business Intelligence demanda que toda a equipe esteja trabalhando em conjunto, porque todos os setores vão precisar se envolver nessa caminhada.
Muitas vezes, são contratados analistas externos que vão auxiliar nesse processo de obtenção e análise dos dados. Esses profissionais, geralmente os mesmos que fornecem o software, vão ajudar na coleta, nas análises, na comunicação com toda a equipe e vão apresentar os indicadores finais prontos para uso.
Vejamos alguns passos para implementar o Business Intelligence:
- Ferramenta ideal – Consultoria BI
A implementação do processo de BI precisa ser realizada com cautela, principalmente por envolver o manuseio de muitos dados. Sendo assim, é importante escolher a ferramenta ideal, assim como uma equipe preparada para realização de todas as etapas.
Agora você já está ciente do que é e de como funciona o Business Intelligence , mas desempenhá-lo dentro da sua empresa é uma tarefa delicada e que precisa ser feita com atenção e responsabilidade.
Escolha uma ferramentas práticas para o dia a dia e com características que se adequem à sua necessidade. Se preciso, contrate um serviço de consultoria BI. Eles saberão exatamente quais os primeiros passos a serem trilhados e vão facilitar o processo.
- Planejamento – Principais indicadores
Trace a rota que você planeja seguir e quais os seus objetivos com a implementação dessa estratégia. O que você quer e pretende melhorar? Quais indicadores sua empresa deve priorizar nessa análise?
Ao traçar uma meta e saber quais são os principais itens a serem melhorados, é possível saber exatamente para onde olhar no momento de análise de dados.
- Organização dos dados
Após a escolha dos indicadores principais, você vai saber quais são os dados mais importantes para sua empresa naquele momento. Sendo possível nortear quais devem se transformar em informações e quais serão filtrados pelo caminho.
A organização desses dados já é uma das partes mais importantes do processo, pois é a partir dela que sua empresa vai obter planilhas, apresentações ou gráficos para embasamento na tomada de decisão e na mensuração dos resultados.
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- Sintonia com sua equipe interna
As mudanças geradas pelo BI afetam todo o funcionamento da organização. De gestores, que irão lidar com as planilhas, aos funcionários, que irão executar de um novo modo sua função, todos irão passar por algum tipo de alteração no desenvolvimento na sua atividade. Por isso, é importante que todos estejam cientes da importância desse trabalho e de como ele pode melhorar a rotina e os resultados de todos.
Se possível, é interessante realizar um treinamento com sua equipe, ao final do processo, para que todos saibam lidar com as novas determinações sem serem pegos de surpresa.
- Acompanhamento
Embora pareça lógico, não vale reforçar: acompanhe todo o trajeto de implementação do Business Intelligence. Tanto para saber o que está acontecendo na sua empresa, quanto para estar preparado para possíveis eventualidades.
Lidar com muitas informações pode ser uma tarefa delicada e é importante que os gestores estejam cientes e disponíveis para resolver problemas ou gargalos.
