Toda empresa precisa acompanhar seus resultados, a fim de mensurar a efetividade das suas ações, campanhas e planejamentos. Isso é possível por meio do uso dos indicadores-chave de desempenho, os KPIs. Quer saber mais sobre esses dados e como utilizá-los? Te mostramos a seguir.
Muitos empreendedores, principalmente no início da sua jornada no mundo comercial, acreditam na sua intuição e percepções individuais. E, claro, nada melhor que um profissional que se sinta conectado com o que exerce e tenha autoconfiança.
Entretanto, quando falamos de traçar rotas e estratégias, os achismos não são o caminho ideal para direcionar uma organização. Dados, análises, relatórios, todas essas informações com embasamento são os principais pilares para conduzir uma empresa para o sucesso.
Não existe fórmula ou até mesmo algum tipo de instrução que funcione para toda empresa ou qualquer tipo de mercado, o ideal é buscar informações, analisá-las e aproveitar os dados que estiverem ao seu dispor, sem medo de pecar por excesso.
No decorrer do texto, vamos te explicar o que são os KPIs, qual a importância deles para a manutenção de uma empresa e por que você deve usar esse indicador na sua tomada de decisão. Vamos lá!
O que são os KPIs?
KIP é uma sigla para Key Performance Indicator, traduzido como Indicador-chave de Performance.
Como o nome sugere, ele serve para indicar o desempenho da sua empresa a partir do acompanhamento e da análise dos resultados das suas ações. Estar a par desses resultados é fundamental para uma empresa, afinal, só assim é possível saber como estão sendo desempenhadas as estratégias, tanto da organização como um todo, como dos setores.
Para não soar muito amplo, esses indicadores são possíveis de acompanhar a partir do momento em que você estabelece metas e objetivos.
Quando você coloca em prática um planejamento elaborado em conjunto com sua equipe durante semanas ou meses, pode até sentir no dia a dia como os resultados estão chegando, mas é só usando um KPI que você vai conseguir apresentar dados que vão demonstrar o que aconteceu a partir daquela estratégia adotada.
Com essa apresentação, é possível saber se o planejamento foi um sucesso e pode ser repetido, se aparentemente foi bom, mas os dados mostram que poderia ser ainda melhor ou até mesmo se não foi nada do esperado.
A importância dos KPIs para as empresas
Sem acompanhar seus resultados, uma empresa não pode definir novas estratégias e entender onde pode evoluir, logo, fica praticamente impossível crescer no mercado.
Com o uso dos KPIs é possível entender o quanto uma estratégia está funcionando e o quanto ela está retornando para a empresa.
Lembra que no começo deste artigo falamos sobre a importância do embasamento na tomada de decisões? É isso que o uso desse indicador proporciona, decisões assertivas e baseadas em informações coletadas.
Uma empresa que entende onde quer chegar e tem grandes objetivos precisa, imprescindivelmente, apoiar suas decisões em dados tangíveis, para assim ir em busca de resultados reais.
KPI x Métrica
É importante destacar que um KPI, ou seja, um indicador de desempenho não é, sozinho, uma métrica.
Ambos são responsáveis por demonstrar os resultados das estratégias de uma empresa, mas cada um da sua maneira. Como assim? É mais simples do que parece.
Métricas são dados quantitativos que apontam o desempenho de uma determinada ação. Eles demonstram os resultados por meio dos números obtidos.
Exemplo de métrica:
- Número de acessos;
- Clique em anúncio;
- Quantidade de vendas;
Já os KPIs, por sua vez, são criados a partir das métricas. Eles trazem informações qualitativas para os dados apresentados. Normalmente utilizado para apontar resultados, apresentado em conjunto com os objetivos estabelecidos.
Exemplo de KPI:
- ROI – Retorno sobre Investimento: analisa quanto retornou a partir de um investimento feito;
- CAC – Custo de Aquisição de um cliente: analisa o custo dos novos clientes;
- Taxa de conversão: analisa quantos dos clientes de tornaram leads, oportunidades e clientes;
Logo, podemos observar que métricas são os dados apresentados a partir de uma ação executada, enquanto um indicador de desempenho pode vir a ser a qualificação daqueles dados, no momento em que ela se torna importante para suas estratégias.
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Tipos de KPIs
Existem três categorias de indicadores-chave de desempenho, são elas:
- Primária
Os KPIs primários são aqueles que se relacionam com as principais estratégias da empresa, medem os resultados mostrando se essa ação foi efetiva ou não.
São os que possuem mais proximidade com os objetivos da empresa e, por isso, os que os diretores e outras figuras de alto escalão buscam receber.
- Secundária
Os KPIs secundários justificam os primários, ou seja, sem o secundário não é possível traçar o primário.
Eles dão base, mais informações, para a realização de uma análise mais detalhada dos resultados. São eles os principais indicadores utilizados para tomadas de decisão, justamente pela riqueza de detalhes que possuem.
- Prática
Já os KPIs práticos explicam os anteriores, por isso a sua nomenclatura.
Conhecidos também como indicadores operacionais, eles demonstram a execução e são comumente usados pelos responsáveis de cada setor, para acompanhar a realização de cada etapa.
Eles tendem a ser mais detalhados e especificados que os anteriores, por se tratarem da realização da atividade e não apenas dos resultados obtidos nela.
Modelos de KPIs e como escolhê-los
Agora que explicamos o que são, quais os tipos e a importância desses indicadores, vamos apresentar quais são eles. Isso mesmo, existem vários e uma empresa pode escolher qual ou quais melhor se encaixam na sua atividade. Veja os principais a seguir.
- Indicadores de capacidade
Trata da quantidade de produção e o tempo necessário para que isso ocorra.
Pode ser quantificado tanto em produto, quanto em serviço. Por exemplo: a quantidade de pães que uma padaria consegue produzir ou quantos clientes um vendedor pode atender em uma loja, ambos em um determinado período.
Esse indicador atua aliado com outros dois, qualidade e produtividade, que também iremos explicar a seguir.
Com esse indicador é possível estar ciente da capacidade de produção e de atendimento de uma empresa, além do tempo de espera de cada cliente para receber sua compra e da performance seja dos seus funcionários, seja da própria empresa de modo geral.
- Indicadores de qualidade
Este trata do controle da quantidade e qualidade do que está sendo produzido, monitorando assim a eficiência do controle de produção.
A grosso modo, podemos exemplificar como uma fábrica que produz 1000 brinquedos e 20 saem com defeito. Logo, 20 dessas não estão em conformidade com o desejado.
Para mensurar se esse número é aceitável ou não, é necessário entender a realidade de cada empresa e se esses 20 estarão representando uma perda significativa.
Esse indicador permite que uma empresa avalie como está sua capacidade de produção e serviço.
- Indicador de produtividade
Como o nome já sinaliza, é relacionado ao quanto se produz, auxiliando na avaliação do desempenho dos colaboradores e na otimização dos processos.
Para essa análise, é preciso saber o quanto cada colaborador produziu, em qual período e com o emprego de quais e quais recursos.
Com o uso dos três indicadores acima, produtividade, qualidade e capacidade, uma empresa consegue estabelecer seu padrão de qualidade e produção. Criando um parâmetro que precisa ser sempre atingido ou melhorado.
- Indicador de lucratividade
Responsável por demonstrar a relação entre as vendas realizadas e o lucro obtido, apresentada em forma de porcentagem.
Para a realização desse cálculo, usamos a seguinte fórmula: (lucro líquido / receita total) x 100
É preciso estar ciente dos números obtidos pela empresa, para que o cálculo seja feito e assim seja encontrado o seu índice de quanto a sua empresa está obtendo por venda.
Junto com o indicador de rentabilidade, são os mais utilizados por gestores para apresentar a situação econômica e a eficácia das operações de uma organização.
- Indicador de rentabilidade
Assim como o KPI anterior, também apresenta os resultados das operações financeiramente. Neste caso, o cálculo é feito em cima do lucro e do investimento realizado pela empresa.
Esse é um indicador muito utilizado por investidores, pois apresenta o estado de saúde financeira de uma organização e quais resultados ela consegue obter.
Existem algumas subdivisões dentro desse indicador, apresentando cada uma um tipo de cálculo de acordo com o capital inicial investido.
Um dos mais conhecidos é a taxa ROI – Retorno Sobre o Investimento, que mensura os rendimentos alcançados com os recursos investidos.
O cálculo é feito da seguinte forma: ROI = (ganho obtido – investimento inicial) / investimento inicial
Acompanhar este indicador permite que uma empresa identifique como seus recursos estão sendo empregados e qual o retorno dessas ações.
- Indicador de competitividade
Os KPIs de competitividade são importantes para o acompanhamento do mercado como um todo e da atuação da sua empresa dentro do seu nicho. Eles vão analisar a sua capacidade competitiva.
Com essa análise, é possível traçar caminhos para se tornar mais competitivo dentro do mercado e, com isso, obter não só mais vendas, mas também a construção da autoridade e da reputação da empresa.
Um dos principais meios de obter esses dados é o Market Share, ferramenta que mensura a atuação, participação e relevância de uma empresa dentro do mercado.
Com ela é possível não só medir o valor, mas também o progresso que uma organização está obtendo.
KPI X OKR
Como já vimos no decorrer do texto, KPIs são indicadores chave de desempenho. Os OKRs (Objectives and Key Results), por sua vez, são considerados chaves de desempenho mas também tratam dos objetivos da empresa.
Os dois indicadores acabam sendo confundidos no dia a dia, mas eles têm funcionalidades e aplicabilidades diferentes dentro das empresas.
Os KPIs servem para mostrar resultados, explicar o andamento dos processos e analisar o desempenho das ações que estão sendo executadas.
Os OKRs, por sua vez, têm a principal função de levar uma empresa até determinado objetivo. Eles são usados para ajudar uma organização a traçar um objetivo e determinar as ações que devem ser seguidas para chegar até ele.
Como utilizar os OKRs dentro das estratégias da empresa
OKR é uma sigla para Objectives and Key Results, traduzido como Objetivos e Resultados Chave. O objetivo desse método é ajudar empresas a alcançarem determinados objetivos.
Eles são utilizados principalmente para se alcançar metas de maneira rápida e ágil, com processos acelerados visando chegar até o objetivo final de maneira otimizada. O grande diferencial é que o foco da técnica é estabelecer a cadência necessária para a realização das atividades sem perder a qualidade do produto.
Para que tudo funcione, toda a equipe precisa estar envolvida na realização e seguindo o mesmo ritmo.
Como funciona o método OKR
Objectives – Objetivos
Os objetivos são exatamente o que o nome sugere, o que a empresa quer alcançar, qual a pretensão daquela ação ou estratégia.
É o centro principal de um OKR, pois é em cima do objetivo que tudo é mensurado, como as ações que serão feitas, além das pessoas que precisam estar envolvidas e de como tudo vai ser medido.
Key Results – Resultados Chave
Se os objetivos são o principal ponto da questão, os Resultados Chave são a estrutura que vai sinalizar como tudo vai funcionar.
Enquanto o objetivo sugere qual o mote da estratégia, os Key Results vão explicar quais são os caminhos a serem traçados para chegar até o resultado desejado. Sem eles, é impossível chegar na meta final e mensurar o que funcionou ou não durante a execução.
Qual a importância dos OKRs para as empresas
A implementação dos OKRs ajuda principalmente no funcionamento da empresa e na sintonia da equipe, que passa a trabalhar em conjunto para chegar até a meta desejada. É verdade que – de qualquer maneira – uma empresa funciona corriqueiramente e todos os colaboradores desempenham suas funções para que ela obtenha bons resultados, mas, isso nem sempre é feito em sincronia.
Isso não é uma falha individual, pelo contrário, pode até mesmo ser o hábito e a cultura da própria organização. Mas chega um momento em que isso atrapalha ou pelo menos atrasa a empresa.
Uma das funções dos Objectives and Key Results é permitir que a empresa trabalhe em sintonia, buscando os mesmos objetivos, com todos entendendo qual atribuição de cada profissional e o que está sendo feito por cada um para chegar até o sucesso desejado.
Isso evita que equipes tenham atrito entre si, situação essa que dificulta e muito o funcionamento das empresas.
Como consequência disso, temos ainda outras vantagens, como o fortalecimento da empresa, que passa a trabalhar em unidade; a diminuição dos gargalos, já que todos estão mais envolvidos no processo e, por isso, conseguem identificar com maior facilidade um problema; a produtividade dos profissionais; e até mesmo o nível de satisfação com o trabalho exercido.
É importante sempre destacar que uma empresa onde as pessoas se sentem pertencentes, de maneira natural, onde isso já está inserido na cultura do negócio, cria um ambiente muito mais confortável para se estar e isso altera positivamente nos resultados.
Por último, mas não menos importante, quando falamos de OKRs, estamos de produções aceleradas, ou seja, resultados com maior facilidade e, consequentemente, lucro. Isso significa que chegando mais rápido ao seu objetivo, sua empresa vai gerar receita também mais rápido.
Dicas para começar a utilizar os OKRs
- Entenda a sua atual situação
Esse pode não ser o seu caso, mas, muitas vezes, empresas se encontram em uma situação não muito organizada. Trâmites sendo realizados sem planejamento, ações que já estão automatizadas e KPIs que não são mais avaliados para mensurar os resultados.
Quando isso está acontecendo, o negócio pode acabar se perdendo e fica difícil de se reorganizar. Mas nada disso é impossível.
Então, se essa é a sua situação ou se estava começando a ser, o momento de parar é agora. Faça uma reavaliação, junte as informações que você dispõe sobre o seu negócio, sua solução e seu público e guarde todos esses dados para começar a planejar seus objetivos.
- Defina os seus objetivos
Com as informações em mãos, entendendo plenamente onde o seu negócio está, é hora de decidir onde você quer ir. Não tem como traçar objetivos se você não estiver ciente de tudo o que está acontecendo não só na sua empresa, mas também com o mercado e com o seu público.
Trace os objetivos de acordo com o que você sabe que sua empresa vai ser capaz de realizar. Não adianta definir metas e objetivos absurdos ou inalcançáveis, isso só vai gerar frustração em todos os envolvidos.
- Comece por etapas
Nada acontece do dia para a noite. Empresas grandes e com estruturas muito bem segmentadas também passam por processos longos. Tenha paciência e vá aos poucos, sem medo de encontrar falhas no caminho.
As falhas, por sinal, ajudam na compreensão do todo e não precisam ser tratadas de maneira negativa.
Uma opção é implementar uma OKR em um só setor, ver como funciona, como os funcionários lidam com isso, como os resultados saem e depois ir aumentando aos poucos.
- Deixe ciclos curtos
Um dos principais objetivos dos OKRs é justamente a agilidade no alcance do objetivo. Sendo assim, o ideal é não deixar prazos muito longos.
Geralmente, o máximo – e dependendo muito de qual é o objetivo em questão – são seis meses. Assim, colaboradores ganham tempo não apenas para realizar, mas também para revisar e se comunicar com os colegas com mais tranquilidade.
Mas destacando que um OKR funcional é cíclico e otimizado, não de maneira a pressionar seus colaboradores, mas sim facilitar suas rotinas.
- Converse com sua equipe
Os principais envolvidos vão ser os seus funcionários, quem faz o dia a dia da empresa acontecer. Deste modo, não adianta apenas inserir uma nova dinâmica sem explicar os motivos e sua funcionalidade.
É fundamental conversar com a equipe, dividir o funcionamento, ouvir feedbacks – positivos e negativos, deixar o lugar confortável para que todos possam se envolver realmente com a mudança.
Os OKRs não são apenas coletivos, mas para o alcance geral também existem muitas ações individuais, por isso a importância de envolver todos durante as etapas que seguirão.
- Acompanhe metas regularmente
No decorrer deste artigo explicamos a importância que os KPIs e OKRs têm para as empresas. É aqui um dos muitos pontos onde eles se unem.
Não adianta muita coisa implementar uma estratégia de otimização e não avaliar os desempenhos e o alcance real do que está sendo traçado.
O ideal é estabelecer períodos para a avaliação total, definir indicadores e utilizá-los como régua para verificar como as ações estão sendo desempenhadas dentro das empresas.
Não é preciso esperar sempre o final de uma ação, é possível separar momentos que sirvam exclusivamente para um acompanhamento regular do que está acontecendo. Assim, se for necessário, pode haver uma mudança de rota que vai melhorar o processo em vez de esperar tudo acabar para fazer isso.
Conclusão
Chegando até aqui, é possível entender a importância fundamental dos KPIs para o melhor desempenho de uma empresa. São esses dados que dão embasamento para uma tomada de decisão segura e assertiva, com maiores possibilidades de sucesso para a empresa.
Não perca tempo, veja quais dos indicadores podem funcionar melhor para a sua empresa e comece a mensurar seus resultados. Certamente você vai mudar seu processo de tomada de decisão e elevar o patamar da sua empresa dentro do mercado.