A execução de um projeto ou de muitas demandas cotidianas pode ser cansativa, estressante e até mesmo desorganizada. Mesmo profissionais comprometidos e envolvidos com as demandas podem acabar lidando com essas dificuldades.
O mercado não para, as atividades precisam acompanhar o ritmo e muita coisa precisa ser feita quase ao mesmo tempo. Como isso é possível? A Metodologia Agile é uma técnica de condução de projetos que pode te ajudar a reorganizar suas atividades, otimizar o tempo dos seus colaboradores e os recursos da sua empresa. Neste artigo vamos te contar tudo o que você precisa saber para colocar essa estratégia em prática.
O que é Metodologia Agile?
Conhecida como Metodologia Agile ou Ágil, a técnica agrupa um conjunto de ações organizacionais que visam dar agilidade e rápida continuidade à execução de demandas e gestão de um projeto.
Com atividades curtas, o método visa executar as etapas com maior praticidade, a fim de que os prazos não se prolonguem e as demandas não se multipliquem.
Pensada primeiro para organizar os processos de desenvolvimento de softwares, a metodologia ganhou reconhecimento e foi adaptada para a realização de projetos e atividades de outras áreas. Ela deu lugar ao modelo de cascata de organização de trâmites, onde cada processo dependia do fim do anterior para começar.
Foi criado um documento, chamado Manifesto Ágil, onde profissionais responsáveis pela execução de projetos decidiram por criar 4 valores básicos e 12 princípios que funcionam como base fundamental para a execução organizacional de projetos complexos. Veja a seguir:
Os valores:
- Os indivíduos e as interações devem ser priorizadas em relação aos processos e às ferramentas;
- Os softwares em funcionamento são mais importantes que documentações completas;
- Colaborar com os clientes é mais importante que um contrato
- Responder às mudanças é mais importante que seguir o planejamento inicial;
Os princípios:
- A satisfação do cliente é uma prioridade;
- É possível mudar o que foi combinado inicialmente;
- As entregas devem ser constantes;
- Os colaboradores e as pessoas que conhecem sobre a empresa precisam trabalhar juntas;
- É preciso manter os envolvidos motivados e confiantes para que a execução seja feita com excelência;
- A comunicação precisa ser direta;
- Só é possível medir o funcionamento de algo se isso estiver funcionando plenamente;
- Ambientes sustentáveis são promovidos por meio de projetos ágeis;
- Manter a atenção sobre a técnica e design aumenta a agilidade;
- É fundamental manter a simplicidade;
- Arquitetura, projetos e requisitos de qualidade surgem de times auto-organizados;
- É necessário a realização de reuniões com frequência entre as equipes para encontrar meios de todos se tornarem mais efetivos;
O mercado comercial e a Metodologia Agile
Embora tenha sido criado especificamente para lidar com as demandas do mundo de criação de softwares, a metodologia ganhou reconhecimento no mercado e passou a ser utilizada por outras áreas que também se depararam com processos complexos, entre eles, os setores de vendas e marketing.
Empresas que buscam formas de gerir seus projetos com qualidade, executar suas atividades com excelência e buscar resultados positivos junto com toda a sua empresa adotam a prática. Por isso, é possível encontrar atualmente a Metodologia Agile em todo lugar.
Qual a importância da Metodologia Agile para as empresas
Empresas adotam a metodologia por diversos motivos, entre eles a percepção que é necessário agilizar os processos internos, seja para elevar os ganhos, para resolver algum gargalo, para melhorar a entrega para o cliente, etc.
Como o nome já indica, o objetivo das empresas que empregam a técnica é se tornarem ágeis, e com isso intensificarem suas entregas e colocação no mercado.
Benefícios de empregar a Metodologia Agile em seus processos
- Entrega constante
Como nós observamos nos princípios da metodologia, a entrega constante é um objetivo pilar do método.
No desenvolvimento de projetos, a demora na entrega pode atrapalhar os prazos estipulados e mexer com toda estrutura organizacional. Dentro de estratégias de marketing e vendas, por exemplo, encurtar o ciclo de vida de um projeto ou o período de lançamento. Isso vai possibilitar uma entrega ágil de material.
Encurtar o ciclo de vendas também pode ajudar sua empresa. Facilitar o caminho que um cliente percorre no seu funil de vendas vai acelerar a sua chegada na etapa de contratação.
- Melhor definição das etapas
Lidar com muitas operações não é uma tarefa fácil, seja uma empresa com poucos colaboradores que agrupam muitas funções ou uma empresa grande com muitas pessoas envolvidas em processos, tudo pode se acumular e dificultar não só a execução, mas a comunicação em equipe e o entendimento das fases de cada etapa.
Quando a execução é bem planejada, os passos são pré-definidos em equipe e atualizados constantemente, e as tarefas não são extensas, é possível que o time acompanhe melhor o que está acontecendo, desenvolve tudo com maior qualidade e identifique cada etapa com agilidade, sem precisar depender de alguém para explicar ou se perder pelo caminho.
Isso acontece porque desde o começo os processos já são definidos e planejados com antecedência e não é necessário apenas esperar para seguir com a execução.
- Satisfação do cliente
Como um dos princípios da Metodologia Agile é justamente a satisfação do cliente, o método permite que isso aconteça com maior qualidade, já que tudo irá fluir e ser executado de forma contínua, evitando gargalos.
Além disso, uma das outras definições é estabelecer flexibilidade na relação com o cliente, sem deixar os pré-combinados determinarem tudo que vai acontecer do início ao fim. Novos acordos podem ser feitos, desde que tudo seja bom para ambas as partes e o cliente se sinta bem atendido.
- Maior previsibilidade
Quando processos são executados com qualidade, eles podem ser replicados, desde que sejam da mesma natureza. Logo, essa é uma maneira de encontrar previsibilidade na execução dos projetos e, consequentemente, nos resultados obtidos.
- Melhor colaboração entre as equipes
Quando as equipes se enxergam como um só time, sabendo o que é de responsabilidade de cada um e quais os desafios para aquela execução, existe um grau maior de colaboração.
Essa colaboração, por sua vez, permite que a empresa entregue ainda mais, executando tudo com ainda mais qualidade.
- Feedbacks constantemente avaliados
A organização dos processos facilita com que retornos sejam dados, em todos os sentidos do projeto.
Veja bem, quando o foco da ação é a satisfação do cliente, organizar as estruturas dos processos e ter um contato próximo com seu consumidor permite o recebimento da sua opinião sobre a jornada de compra pela qual ele passou.
Já em relação à empresa e aos colaboradores, é possível avaliar tanto o que cada funcionário tem de retorno para dar, quanto o sucesso de cada ação que foi traçada.
Se os detalhes estão sendo bem acompanhados – o que dificilmente acontece em uma empresa que lida com muitos trâmites de maneira desorganizada – é possível visualizar o retorno de todas as etapas de maneira clara.
Tipos de Metodologia Agile
Tendo os mesmos pilares e objetivos, agilidade na execução e na entrega, a Metodologia Ágil possui tipos diferentes que podem ser adotados de acordo com o tipo de empresa e de modelo de negócios, vejamos a seguir os principais deles:
Kanban
Criado em meados de 1960, o método está relacionado ao uso de cartões para indicar o status das atividades. Ele aponta o que está feito, o que está em processo e o que ainda é necessário fazer.
Passou por evoluções e pode ser feito também de maneira digital, mas ainda seguindo a mesma lógica. Cada demanda é agrupada em uma coluna de acordo com o status indicado acima.
Scrum
É um dos tipos mais usados de Metodologia Agile. O Scrum divide as atividades em ciclos ou estágios de desenvolvimento que são conhecidos como Sprint.
Os Sprints são divididos com prazo de cerca de duas semanas ou um mês e diariamente são realizadas pequenas reuniões de atualização, apenas para o feedback do status do projeto.
Lean
A metodologia Lean tem o objetivo de ser mais rápida. Ela tem o objetivo de elaborar processos práticos, para diminuir gastos e otimizar o tempo.
Ela é estabelecida para seguir valores, princípios e boas práticas durante a execução das ações para chegar no objetivo.
SAF
SAF é uma sigla para Scaled Agile Framework, que significa Framework Escalável Agile. Ele é na verdade um conjunto de práticas que leva a empresa a realização das suas atividades do modo planejado.
O seu objetivo é alinhar as equipes sobre as suas funções, valores e responsabilidades junto aos processos que devem executar.
SMART
A metodologia SMART tem como principal objetivo a estruturação de metas para que os trâmites sejam executados de forma mais eficiente, evitando que recursos sejam direcionados de maneira errada e que, com isso, a empresa consiga poupar esforços, investimentos e até mesmo o tempo dos colaboradores.
Essa técnica pode ser aplicada em qualquer tipo de objetivo, seja ele a curto, médio ou longo prazo.
A palavra SMART é um acrônimo para as siglas que definem a estrutura necessária para o cumprimento da meta. Abaixo de mostramos a definição de cada uma da letras:
S – Specific ou Especialidade
É preciso definir uma especificidade para a sua meta. Se seu objetivo for muito amplo, vai ser difícil entender exatamente o que deve ser alcançado ou como isso pode ser feito.
Quando uma equipe não tem clara a sua meta ou o seu objetivo a ser alcançado, ela se perde no percurso e não sabe se alcançou ou não o que desejava.
M – Mensurable ou Mensurável
A meta também precisa ser mensurável, ela precisa ser medida. Para sua meta estar dentro desse requisito, ela precisa ter um antes para que seja possível avaliar o depois.
A – Attainable ou alcançável
Sua meta ou seu objetivo precisam ser reais. O que isso quer dizer? No momento em que você estiver traçando o que quer alcançar, sua empresa precisa ter os recursos necessários para aquilo.
Se não for alcançável, sua equipe vai se frustrar e isso vai gerar culpa nos colaboradores, quando na verdade a própria empresa não tinha – na sua estrutura e nos recursos – o necessário para aquela realização.
R – Relevant ou Relevante
O seu objetivo precisa ser relevante, apresentar alguma diferença real para a sua empresa e para o que você espera conquistar.
T – Time-related ou temporal
Defina um prazo para a realização da sua meta, mas um prazo real, que sua equipe será capaz de cumprir.
Após essa definição, todos os esforços precisam ser direcionados para que isso de fato aconteça. O ideal é não esticar demais, para deixar as demandas soltas, e nem apertar demais, para tornar inviável.
Avalie junto com os gerentes de cada setor o quanto eles avaliam necessário destinar de tempo para determinada ação e, com isso, defina qual o prazo necessário para cada etapa.
Design Sprint
Listada como uma das novas metodologias ágeis no mercado, Design Sprint é uma técnica ligada principalmente com o prazo, a geração de ciclos para execução das atividades de maneira metódica e organizada.
Como o próprio nome sugere, design (relacionada ao projeto) e sprint (relacionada à velocidade), a metodologia busca executar as atividades em um curto espaço de tempo, com uma realização do trabalho de maneira intensa.
Ela tem como objetivo realizar tudo, desde a concepção do projeto até a realização, dentro de um prazo determinado, geralmente uma única semana.
Os cinco dias são divididos e em cada um é realizada uma etapa do processo, desta maneira:
Segunda-feira: entendimento e definição
Nessa etapa, todos vão se envolver. É o momento de imersão, onde todos entram em contato com o projeto para entender quais são as metas e objetivos, quais os trâmites e onde cada um vai entrar para a realização do que está sendo planejado.
Esse também é o momento de feedback sobre os objetivos do projeto, mensuração de prazos e o entendimento da agilidade com que tudo precisa ser produzido.
É uma troca aberta e sincera, para que cada componente realmente entenda a necessidade da sua atuação, a sua importância para a realização do projeto, quais dados serão mensurados, quais métricas serão acompanhadas, quais são as soluções que devem ser propostas, entre outros pontos não só de objetivos, mas também do percursos que vai ser traçado para alcançá-lo.
Terça-feira: divergência
Visualizar opções e explorar possibilidades é o principal objetivo deste segundo dia. Se no primeiro todos estão trocando informações, recebendo dados e instruções do que vai ser executado, o segundo é o momento de apresentar com maior riqueza de detalhes divergências ou acréscimos que possam vir a existir.
Mas isso não ocorre da mesma maneira, até mesmo para já iniciar o momento de organização e agilidade, cada colaborador se direciona para o que é de sua competência, a fim de direcionar os esforços para o que realmente domina.
Após esse momento separados, o grupo se reaproxima para tratar das propostas e começar a retomar as propostas iniciais.
Quarta-feira: decisões
Dadas as opções, todos imergidos em suas áreas de atuação e de acordo com suas expertises, propostas dadas, é o momento de decidir.
Aqui, tudo é oficializado: o caminho a ser seguido, as execuções, as responsabilidades, as prioridades, e tudo mais quanto for necessário para chegar ao objetivo.
Quinta-feira: prototipagem
Chegou o momento de partir para a prática!
Como a técnica foi criada para atender, inicialmente, desenvolvedores de softwares, esse é o momento em que eles começam a criação dos programas de fato. Para as demais empresas, essa é a tomada de ação para qualquer que seja o objetivo.
Uma campanha de venda meteórica, por exemplo, onde vai ser lançado um desconto exclusivo que vai durar apenas um dia, se encaixa nessa situação. Uma campanha de reciclagem de clientes, onde todo o time vai se dedicar a reaproximação de clientes antigos, também pode ser pensada nesse formato.
Em ambos os casos – e outros – é importante pensar ações que levariam dias a fio para serem realizadas quando, na verdade, elas podem se encaixar dentro desse método e agilizar os resultados da empresa.
Veja também os artigos:
09 dicas para construir um pitch de vendas de sucesso
Follow-up: aprenda essa técnica e feche mais negócios
AIDA: conheça o método e saiba como aplicar na sua empresa
Sexta-feira: validações
Por último, mas ainda muito importante, essa é a etapa de revisar e avaliar os resultados.
No método inicial, o momento era de testar os softwares, mas, ao migrarmos a técnica para as outras empresa, é a hora de avaliar os resultados.
Como foram os cinco dias, quais propostas foram executadas, quais foram os resultados e o que a empresa obteve com tudo isso.
Essa análise vai mostrar qual foi a efetividade da ação, qual foi o nível de atuação de cada colaborador e quanto cada um rendeu, etc.
Essa técnica, como mencionamos, foi inicialmente criada para que desenvolvedores de software pudessem otimizar suas produções, mas ela já tem sido adaptada para empresas de cunho comercial, adaptada a realidade do dia a dia dos negócios, usadas principalmente em ações “explosivas”, que precisam de agilidade e rapidez desde a sua execução até a realização.
Ela facilita a realização de atividades que se prolongam pela empresa por meses, até que enfim um dia seja implementada.
Como aplicar a Metodologia Agile na sua empresa
Agora que você entendeu melhor o que é essa metodologia, quais seus objetivos e como ela pode ajudar sua empresa, é o momento de te explicar como você pode aplicá-la em suas atividades.
- Entenda como estão os seus processos atualmente
Não adianta começar uma nova organização sem entender o que está acontecendo atualmente dentro da sua empresa. O primeiro passo é olhar como andam os processos, cada etapa deles, e deixar essa informação muito bem guardada para tanto retomar dali quanto entender o que ainda precisa ser feito.
- Junte sua equipe, comunique e escute
Seus colaboradores são os pilares da sua empresa, eles fazem tudo acontecer no dia a dia. Por isso, seu time deve ser previamente comunicado sobre o que vai ser feito, qual o objetivo, o que pode, deve e vai mudar e como isso irá afetá-los.
Quando isso acontecer, escute o que vão ter a dizer. Como mencionado, eles fazem a empresa acontecer e certamente têm feedbacks ricos para compartilhar.
- Não desista no caminho
Realizar uma mudança dessas não é uma tarefa fácil. Você vai estar mexendo na cultura da sua empresa que pode estar agindo do modelo antigo há muito tempo. Essas alterações podem assustar, inicialmente, e isso não é culpa dos indivíduos que estão passando por isso, afinal, eles entraram na empresa e aprenderam o que já estava sendo executado.
Então, vá com paciência e não desista, os resultados vão aparecer.
- Encontre o tipo de Metodologia Agile correto
Por último, mas não menos importante, entenda qual o tipo de Metodologia Agile vai funcionar melhor para o seu negócio. Cada um deles tem um objetivo e é executado em um tipo de negócio, então, escolher o correto vai fazer uma grande diferença nas suas ações.
Agora, é hora de colocar a mão na massa e reorganizar os seus processos, a fim de entregar mais, gerar mais satisfação para os seus clientes e ainda ganhar com tudo isso.
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